Libros contables

Recordemos que de conformidad con la DGT-R-001-2013, denominada GENERALIDADES SOBRE LA NO LEGALIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES Y COMPETENCIA PARA LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS LEGALES, a partir del periodo fiscal del 2013, los libros contables “no deben ser legalizados por instancia alguna, es decir dicha función ya no será ejercida por la Dirección General de Tributación”.

Al respecto de los libros legalizados que se mantengan, el artículo 3 de la resolución mencionada en el primer párrafo, indica lo siguiente:

“Uso de libros actualmente legalizados. Aquellos contribuyentes que así lo deseen podrán continuar con sus libros legalizados, hasta el momento en que estos lleguen a su fin, caso en el cual los contribuyentes deberán proceder a sustituirlos conforme con lo establecido en el artículo 251 del Código de Comercio. En caso contrario, a partir del período fiscal 2013, deberán iniciar con los nuevos registros contables y financieros en medios que permitan conocer, de forma fácil, clara y precisa, sus operaciones comerciales y su situación económica.”

Entonces, a partir del periodo fiscal 2013 se puede proceder a utilizar libros no legalizados y además, no olvidar mantener en resguardo los libros contables legalizados anteriores a dicho periodo, siempre respetando lo relativo a prescripción e información contable relevante para la empresa. Además de lo anterior, el artículo 4 de la resolución en estudio, nos indica que “La llevanza de los registros contables y financieros podrá hacerse mediante sistemas de información a elección del contribuyente…”, y además, el artículo 5 establece que “En caso de que los registros contables y financieros, se lleven mediante sistemas informáticos, los contribuyentes deberán llevar respaldos (copias) mensuales de las operaciones que realicen y conservarlos en sitios seguros para evitar la pérdida de la información.”

Con vista en lo expuesto, los libros contables, a partir del periodo fiscal 2013, no requieren ser legalizados, pueden ser llevados de manera digital y es necesario que exista un respaldo de dichos libros, que eviten su pérdida (ya sean físicos o digitales). En este artículo, sírvase encontrar unos archivos descargables, como ejemplo para los libros contables digitales a llevar. El proceso se puede realizar en excel, convertir a PDF, y respaldar de manera periódica, o bien, contar con un sistema informático que realice estos procesos. También, una buena recomendación sería hacer constar en acta de asamblea de socios el acuerdo que a partir de la fecha que van a pasar a la modalidad de libros digitales, tomando el número de autorización que se puede encontrar en la página

https://crearempresa.go.cr/cfmx/gd/ConsultasPublicas/ConsultaTramites.cfmy además, firmar digitalmente el representante y el contador.